===== Rendiciones de Cajas Chicas y Movilidad ===== === Para titulares de la Caja y responsables de carga === * El titular de la Caja Chica puede cargar rendiciones siempre. * Se puede delegar la carga de rendiciones a otro agente desde gestionar cajas chicas. * Los agentes que tienen delegada la carga de una caja chica lo pueden hacer también. * No se puede carga una rendición si la caja no tiene asignada una cuenta de depósito. * Es obligatorio cargar los folios de la rendición digitalizados en el sistema. * Al finalizar la carga presentar la rendición es necesario imprimir una carátula, adjuntarla a los folios y llevarlos a mesa de entrada ==== Acceso a la Carga de Rendiciones ==== Para acceder a la carga de rendiciones de las cajas chicas asignadas se puede hacer de dos maneras - A través del menú de OMBÚ: **Trámites > Cajas Chicas y Movilidad > Rendiciones de Cajas Chicas y Movilidad** - Por medio de los iconos del sistema se la siguiente manera: - Primero hacer click en la sección Trámites {{ombu:caja_chica:caja_t1.png?100|tramites}} - Luego seleccionar el icono Rendiciones de Cajas Chicas y Movilidad (2) {{ombu:caja_chica:caja_t2.png?400|iconos caja chica}} === Problemas de acceso === Si al ingresar al sistema Ombú estas opciones no están disponibles es porque No es titular de una caja chica y No esta asignado como responsable de carga. En este caso si usted es responsable de carga o titular de una caja chica debería hacer lo siguiente: - Si es Titular de la caja pero no tiene las opciones de gestionar Cajas Chicas: - Salga del sistema Ombú {{ombu:ombu_salir.png|Salir}} y cierre todas las ventanas, luego vuelva a ingresar al sistema para controlar que todavía no tenga acceso - Si todavía no tiene acceso debe contactar al departamento contable informando la situación. - Si es responsable de carga de una caja chica pero no tiene las opciones de cargar rendiciones: - Salga del sistema Ombú {{ombu:ombu_salir.png|Salir}} y cierre todas las ventanas, luego vuelva a ingresar al sistema para controlar que todavía no tenga acceso - Si todavía no tiene acceso debe contactar al Titular de la caja chica quien puede asignarle los permisos desde Gestionar Cajas Chicas. ==== Listado de Rendiciones ==== Una ves seleccionada la opción se entra a un listado donde se ven las rendiciones pendientes para continuar con la carga hay dos opciones - Botón de "Nueva Rendición de Caja Chica y Movilidad" (1) desde donde se crea una nueva rendición - Botón de editar (2) que esta a la derecha de la rendición listada {{ombu:caja_chica:caja_ren_16.png?1100|listado rendiciones}} ==== Formulario de Carga ==== Al ingresar a la carga de la rendición aparece un formulario compuesto por varias secciones que pasamos a detallar. === Datos de la Caja y rendición === Lo primero son los datos de la caja chica a rendir con los datos de deposito y el número, fecha y tipo de rendición. {{ombu:caja_chica:caja_ren_3.png?950|Datos Rendición}} * Es importante que se corrobore que existan y sean correctos los datos de CUIT y CBU (1) de la cuenta donde se depositan los fondos de la Caja. * El sistema propone el numero de rendición (2) basado en la ultima cargada, se puede cambiar el valor si este es incorrecto * Se debe cargar la fecha de rendición (3) * en el caso de que sea la ultima rendición del ejercicio hay que indicarlo en el campo Rendición Final (4) En el caso de que la dependencia o el agente pueda hacer rendiciones de mas de una caja chica este bloque aparecerá sin datos hasta que el operador seleccione la caja chica sobre la que se va a realizar la carga. {{ombu:caja_chica:caja_ren_1.png?1100|Selección de caja chica}} Cuando es seleccionada la caja se van a desplegar el resto de los datos de la misma: {{ombu:caja_chica:caja_ren_2.png?900|Caja chica seleccionada}} Inmediatamente después de este bloque de datos se muestra un listado de todas las rendiciones de la caja chica actual para que el operador corrobore el numero de rendición y el estado de las rendiciones previas. {{ombu:caja_chica:caja_ren_4.png?1100|Rendiciones anteriores}} === Comprobantes Rendidos === Luego esta el bloque de comprobantes de gasto que se van a rendir {{ombu:caja_chica:caja_ren_5.png?1100|Tabla de Comprobantes}} El cual al presionar el botón de "Agregar Registro" despliega el siguiente formulario {{ombu:caja_chica:caja_ren_11.png?1100|Formulario de carga de comprobante}} Hay que completar los datos solicitados confirmando el registro con el botón "Agregar" === Folios Digitalizados === El próximo bloque es el usado para que se suban todos los comprobantes rendido y foliados de manera digital. {{ombu:caja_chica:caja_ren_6.png?1100|Table de Folios}} Como en el otros caso desde "Agregar Registro" se despliega el formulario de carga {{ombu:caja_chica:caja_ren_12.png|Formulario para carga de folios}} En esta tabla se pueden subir los folios indicando desde que numero hasta que numero de folio esta incluido en el archivo. **Importante:** Es obligatorio subir los folios digitalizados el sistema no va a dejar presentar la rendición si esto no se cumple === Resumen y Gestión de estado === Al final aparecen 2 bloques uno de información y el bloque para gestionar el estado de la rendición {{ombu:caja_chica:caja_ren_7.png?1100|Resumen de rendición}} En el resumen esta el importe total que suman los comprobantes cargados como así también el monto mínimo y máximo que se permite rendir. {{ombu:caja_chica:caja_ren_17.png?1100|Gestión de rendición}} En el bloque de gestión es desde donde se cambia el estado de la rendición y permite según los permisos del operador: - Finalizar la carga de la rendición (1) - Presentar la rendición para su control (2) === Presentación de Rendición === Una vez que se pone la rendición en estado presentada el sistema va a descargar una carátula en PDF. {{ombu:caja_chica:caja_caratula.png?900|Carátula de rendición}} Hay que imprimir y juntar la carátula con todos los folios en papel y llevarlos a Mesa de Entradas del MPF para que se procese el pago. === Observaciones en la Rendición === En el caso de que en el control realizado por el Departamento contable existiera algún inconveniente ellos pueden observar algún gasto y devolver la rendición para que se corrija o se acepte el descuento en un comprobante. El comprobante observado se distingue en otro color: {{ombu:caja_chica:caja_ren_obs_1.png?1100|Comprobante observado}} Hay que editarlo y resolver la observación {{ombu:caja_chica:caja_ren_obs_2.png?1100|Formulario de comprobante observado}} Las opciones son: - Aceptar el comentario si se trata de un descuento de importe - Corregir los datos incompletos o erróneos - También se puede eliminar el comprobante observado reemplazándolo por otro si fuera necesario. Por ultimo desde gestión hay que volverla a presentar. {{ombu:caja_chica:caja_ren_obs_3.png?1100|Gestión de rendición observada}} **NOTA:** Si tiene una rendición observada y necesita reemplazar algún comprobante debe ir a buscar los folios al departamento contable. === Anexo Rendición Final === Si es la rendición final cuando en el campo con ese nombre se selecciona el valor **Si** se despliega un comentario recordando que no se van a poder presentar mas rendiciones {{ombu:caja_chica:caja_ren_8.png?1100|}} Además cuando se selecciona la rendición final el sistema saca el monto mínimo a rendir {{ombu:caja_chica:caja_ren_9.png?1100|}} También aparece un nuevo bloque de Documentación Extra {{ombu:caja_chica:caja_ren_10.png?1100|Tabla de documentación extra}} Desde donde se puede cargar comprobante de depósito de devolución de fondos de la caja chica {{ombu:caja_chica:caja_ren_12.png?1000|Formulario de documentación extra}} === Anexo Documentación Extra === En el caso de las cajas especiales algunas por el monto de los gasto requieren que el ministerio haga una retención sobre el monto comprado o sea necesario 3 presupuestos distintos para la compra. Para estas cajas también aparece el nuevo bloque de Documentación Extra {{ombu:caja_chica:caja_ren_10.png?1100|Tabla de documentación extra}} Desde donde se pueden agregar: **Retenciones** {{ombu:caja_chica:caja_ren_14.png?1000|Formulario de documentación extra}} **Depósitos** {{ombu:caja_chica:caja_ren_13.png?1000|Formulario de documentación extra}} **Presupuestos** {{ombu:caja_chica:caja_ren_15.png?1000|Formulario de documentación extra}}